Quando foi a última vez que você saiu de férias? Mas saiu mesmo, se desconectou, não atendeu ligações urgentes, não visualizou nem respondeu e-mails, nem mesmo chamadas por whatsapp. Quando foi a última vez que você realmente curtiu sua família, seus amigos, fez aquela viagem totalmente descompromissada e passou um tempo preocupando-se apenas com aquilo que ta faz bem, que te faz feliz, com aquilo que realmente vale a pena, e pelo qual você trabalha e se esforça tanto ao longo do ano todo para poder aproveitar?
Saiba que se sua resposta foi “não me lembro…”, “nunca” ou “férias? o que é isso?”, você faz parte da grande maioria dos empresários de Sorocaba e região. Como todo empreendedor, o empresário ou dono do seu próprio negócio sabe que para que o mesmo dê certo depende dele, de sua vontade, comprometimento e perseverança. Errado está em pensar que depende única e exclusivamente dele, depende é da gestão que ele é capaz de fazer.
A maneira como trata os afazeres do cotidiano, como gerencia as tarefas, situações e equipe, bem como as ferramentas que utiliza para isso, são pontos chave que devem auxiliar seu negócio a andar sem depender única e exclusivamente de você. É necessário que você seja capaz de criar um ambiente organizacional que seja sustentável e que sobreviva, mesmo que você deixe de estar presente, e com isso poderá então ter suas merecidas férias relaxantes como sempre sonhou, 2, 3, 4 vezes ao ano, sem esquentar a cabeça e com a segurança de que, quando você retornar, sua empresa estará te esperando da mesma maneira como você a deixou.
A seguir, relaciono 3 passos básicos que você deve trabalhar na gestão da sua empresa, com o objetivo de melhorar a sustentabilidade do seu negócio e lhe permitir que o mesmo exista, ainda que temporariamente, sem a necessidade da sua presença.
1 - Planejamento
Antes de mais nada, para você poder se afastar do seu negócio, precisa ter certeza que ele não vai quebrar enquanto estiver fora. É necessário planejamento. Dos projetos, atividades, comerciais e financeiras, você precisa prever com antecedência como as coisas estarão na empresa no período em que for se ausentar, e garantir que tudo que sua equipe precise para dar sequência aos processos que dependem de você, ou já estarão resolvidos, ou que as informações necessárias para resolvê-los estarão disponíveis para que eles mesmos possam solucionar quaisquer problemas. Utilizando um sistema de gestão você tem condições de acompanhar diariamente o que acontece na empresa e dessa forma previsionar cenários futuros, garantindo maior estabilidade e diminuindo o risco de ocorrências de situações de urgência que demandem atividades exclusivamente suas.
2 - Compartilhamento das informações
Partindo da mesma premissa da dica anterior, as informações sobre o seu negócio não podem estar registradas apenas na sua cabeça, elas devem estar disponíveis na empresa, seja num livrinho de anotações, num manual de processos ou num sistema de comunicação, tudo deve estar registrado. Quanto mais atividades e processos mapeados, menos a empresa depende de você. Mas não basta apenas fazer o registro, sua equipe precisa saber onde encontrar essas informações quando necessário, por isso nada mais de ficar guardando segredos, utilizando um comunicador corporativo você pode organizar o capital intelectual de sua empresa e compartilhá-lo com sua equipe de acordo com os níveis de permissão de acesso que forem necessários para garantir a segurança das informações sem engargalar a disseminação do conhecimento gerado no cotidiano.
3 - Capacidade de transferência de responsabilidades
Já diz a sabedoria popular que “toda tribo tem que ter apenas um cacique...”, ou ainda citando o ditado popular “é pouca tribo para muitos caciques...“. Todo problema precisa ter apenas um dono, que deve ser o responsável por resolvê-lo da melhor maneira possível. Todos os processos do seu negócio devem ser regidos pela mesma premissa, cada colaborador deve saber exatamente quais as suas responsabilidades perante a empresa para que a organização flua e evolua como um todo. Existem questões de sua responsabilidade que devem ser resolvidas por você, fato, mas numa falta sua, ela precisará ser resolvida por alguém, portanto seu ambiente organizacional deve manter uma estrutura de responsabilidades, mas garantir a flexibilidade de permitir que em certos momentos ou situação, às mesmas possam ser transferidas a um novo dono.
Para possibilitar isso, todos os colaboradores da empresa, incluindo você, devem registrar suas atividades conforme elas vão sendo executadas, cadastros devem ser sempre revisados e higienizados com informações atuais, processos redesenhados e compartilhados com a equipe, novos canais de comunicação unificados devem ser implementados, acompanhando a evolução tecnológica das ferramentas disponíveis para gerenciar toda essa informação.
Com um simples comunicador corporativo que registre os cadastros de clientes e fornecedores, e permita que os processos internos e externos da empresa vão sendo registrados pela equipe durante a execução das atividades, fica muito fácil reter a informação gerada, de forma organizado, e simples de transferi-la a um novo dono quando necessário, possibilitando assim que todos os processos onde você esteja envolvido sejam assumidos integralmente por outra pessoa durante o período em que estiver ausente. De posse de todo o histórico não existe a necessidade dela ficar lhe consultando e você poderá sair sem se preocupar com nada.
Ainda existem muitas outras ações que podem ser tomadas para melhorar a gestão do seu negócio, e dessa forma melhorar a sua qualidade de vida, mas deixarei para tratá-las em artigos futuros. Por hora, esse é um bom começo para dar o primeiro passo na melhoria e organização do seu negócio, são apenas 3 passos, mas importantíssimos, fazendo um paralelo com Neil Armstrong, “são 3 pequenos passos para o seu negócio, mas um grande salto para sua qualidade de vida…” (rsss) XP