Desde o momento que seu cliente pisa em sua loja até ele ir embora, diversas ações são realizadas, muitas vezes de maneira até involuntária por colaboradores que atuam em uma ou mais áreas, como vendas, faturamento, cobrança, financeiro e administração. Diversos são os processos envolvidos em cada simples operação e poucas são as empresas que têm essa cadeia de ações bem mapeada.
O segredo para conseguir ser mais produtivo em qualquer coisa na vida é dividido em duas premissas, interdependentes:
1º - Organização:
Quando falo de organização não me refiro apenas à arrumação, mas sim de uma organização generalizada, começando pelo básico: determinação da missão, visão e valores da empresa, até a definição do organograma, departamentos e funções. Uma empresa bem organizada gera grandes facilidades na determinação das atividades de rotina de seus colaboradores, pois cada um fica sabendo qual é o seu papel, quais são os recursos que podem utilizar para desempenhar suas atividades e com quais outros colaboradores da equipe ele pode contar nos momentos certos.
2º - Definição de Processos:
Toda atividade pode ser mapeada, desde a elaboração de uma pizza até o setor de cobrança do seu departamento financeiro, existem processos, padrões que, uma vez identificados, podem ser formatados de maneira a garantir que os mesmos sejam executados sempre da melhor maneira possível, com o menor tempo e, portanto, menor custo despendido. Mapear cada processo do seu negócio irá facilitar a sua visão global de como sua empresa realmente funciona, e assim tornar-se-á muito mais simples a identificação de gargalos e pontos de desperdício, sejam eles de produção ou de tempo.
Quando se consegue organizar a empresa, fica fácil de identificar os padrões dos processos necessários para a realização de cada atividade. Com a identificação dos processos, basta reduzir o tempo para realização ou automatizar o máximo deles utilizando as ferramentas certas para isso, sejam máquinas ou soluções como sistemas de gestão.
Um exemplo muito simples, uma vez identificado os processos que envolvem costurar uma calça manualmente, é possível desenvolver uma máquina para realizar a mesma costura num tempo muito menor, fazendo com que a mesma pessoa possa costurar muito mais calças, com uma qualidade muito maior, num período muito menor. Isso irá representar um ganho de oportunidade muito grande, aumentando a produtividade, reduzindo o custo e melhorando a qualidade do produto final.
Da mesma forma, processos como geração de boletos, geração de notas fiscais, geração de pedidos de compras e vendas, envio de e-mails em massa e cobranças personalizadas, propostas comerciais geradas em um clique ou manipulação de agendas de todas as equipes de uma empresa, podem representar o mesmo ganho ou ainda maior do que o exemplo da máquina de costura. Muitos desses processos que são informatizados, ainda demandam muito tempo da rotina de seus colaboradores, acabando por obrigar as empresas, por vezes, a ter grande equipes para realizar funções extremamente simples como a emissão de notas fiscais, pelo simples fato de não ter um sistema de gestão que possa gerar notas em lote. No caso de um vendedor, que precisa visitar um cliente e depois se locomover de volta à empresa para elaborar uma proposta, e só depois enviar para o cliente final; uma vez que tudo poderia ser realizado a partir de um cadastro simples do cliente, e um modelo pré-cadastrado de proposta padrão, que o sistema possa personalizar a partir do cadastro do cliente.
Pense em cada departamento ou cada colaborador da sua empresa, pense na forma como ele atua, organize-os, identifique os padrões de atividades em cada função, e ficarão nítidos os pontos onde sua empresa pode melhorar e assim tornar seu negócio muito mais lucrativo, seguro e rentável.