Esta é ainda uma pergunta que todos que aplicam PROGRAMAS DE COMPLIANCE ouvem de seus clientes. A resposta, apesar de simples – COMPLIANCE É INVESTIMENTO – ainda causa alguma perplexidade nos gestores e proprietários das empresas.
Um programa de COMPLIANCE define regras onde elas não existiam, e valida e melhora as existentes. Operar sem regras possibilita aos envolvidos na operação, sempre que mal-intencionados, o desvio de verbas, material, vantagens indevidas dentre outras irregularidades.
No caso de falta de regras ou da falta de auditorias em processos existentes, por óbvio, o risco de perda de eficiência e recursos (materiais, financeiros, pessoal, tempo, etc.) existe. Nas palavras de William Deming “O QUE NÃO É MEDIDO NÃO É GERENCIADO”. Medir também é validar, criar regras e definir processos. Se você não media seu processo como saber se COMPLIANCE é despesa? Um programa de COMPLIANCE estabelece indicadores de melhoria para acompanhar sua evolução e permite validar o ROI (Return On Investment) do mesmo.
Quer mais benefícios?
SEMPRE FOI ASSIM.
Seus funcionários passam a entender o que é certo e principalmente o que é errado nas atividades. Qual o custo das operações “que sempre foram assim” causam na sua empresa? Exemplos, exemplos, quero exemplos. Ok, vamos lá.
· Prorrogação de prazos de recebimento ou antecipação de pagamento;
· Recebimento de materiais sem a devida conferência de volume, data de validade, quantidade, qualidade ou até mesmo embalagem;
· Envio de produto ao cliente fora da especificação, qualidade, quantidade ou característica;
· Uso indevido de recursos da empresa tais como equipamentos, ferramentas, veículos, computadores, impressoras, celulares;
· Pagamento de notas sem o devido controle;
· Reuso de material sem autorização;
· Não ter regras para a escolha de fornecedor ou produto;
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Nos posts anteriores (aqui, aqui e aqui), discorri sobre vários exemplos de falhas que podem ocorrer quando não existem regras ou que não são auditadas.
DENÚNCIAS
Um dos principais pilares do PROGRAMA DE COMPLIANCE é o CANAL DE DENÚNCIAS. (Para detalhes sobre a implantação do canal de denúncias veja aqui)
O Canal de Denúncia é a ferramenta pela qual funcionários, fornecedores e clientes, uma vez conhecendo o Código de Ética e Conduta, poderão fazer seus relatos sempre que identificarem que alguém desrespeitou as regras ou ultrapassou as barreiras estabelecidas pela empresa. O Canal de Denúncia permite ações rápidas e efetivas para resolver esses problemas, evitando impacto na imagem da empresa, em seus relacionamentos comerciais e em seu valor de mercado. Várias são as marcas de um ótimo canal de denúncias, mas, vale ressaltar a possibilidade de anonimato nas denúncias. Isto reduz as perdas por falta de controle. Seus funcionários e a cadeia de fornecimento e clientes entendem que sua empresa é ética e que os desvios são punidos.
DENÚNCIAS ANÔNIMAS.
Quando seus funcionários, fornecedores e clientes entendem seu código de ética e conduta, os desvios passam a ser identificados e a melhor forma de se fazer isto é através de um canal de denúncias mas, a empresa necessita de políticas de proteção aos denunciantes de boa-fé, que abordem questões como o recebimento de denúncias anônimas e a não retaliação ou seja, quem denuncia precisar ter segurança de que não sofrerá por isso. Correções no código de ética e conduta são identificadas e o programa melhorado.
MAIS BENEFÍCIOS
Os benefícios do programa de COMPLIANCE são apenas dentro da minha empresa? Não. Vamos verificar a relação com os fornecedores, clientes e a alta gestão.
FORNECEDORES
a) Uma política de compras bem estruturada reduz a possibilidade de fraude nos processos de contratação e compras, reduzindo os custos e eliminando o risco de compras superfaturadas ou contratos não executados;
b) O PROGRAMA DE COMPLIANCE prevê auditorias no programa e permite a identificação de distorções e a sua correção (de maneira geral, em todas as áreas de negócio);
c) Analise de risco dos principais fornecedores. Isto permite à empresa conhecer melhor seus parceiros e criar um ciclo de confiança, reduzindo interferências externas ao negócio, melhorando a performance dos contratos de serviço e produtos;
CLIENTES
a) A possibilidade de manter relação contratual com administração pública direta e indireta – sem um programa de COMPLIANCE sua empresa não fornecerá para o governo de todas as esferas, empresas públicas e autarquias;
b) Por que fazer negócio com quem não tem ÉTICA? Se sua empresa não tem um Código de ética e conduta, por que fazer negócio com você? Um programa de COMPLIANCE efetivo (não é manual para colocar na prateleira) é um diferencial estratégico.
ALTA GESTÃO
O maior investimento de uma empresa na implantação de um programa de COMPLIANCE efetivo é a proteção aos sócios, acionistas, diretores e gestores de punições relativas a atos em que eles não praticaram de forma direta (Lei Anticorrupção (12.846/2013) mas, que foram praticados em suas empresas por seus funcionários, sendo estes responsáveis pelas consequências;
No caso de um problema de desvio ético, as estruturas da empresa podem agir de maneira a identificar e corrigir as falhas junto aos órgãos de fiscalização (CGU, MPF, MP, Polícia Federal).
DÁ PARA VIVER SEM COMPLIANCE?
Não. O COMPLIANCE é um Caminho sem volta, e já é um diferencial competitivo. Se seu cliente e em muitos casos até seu fornecedor tiver um programa de COMPLIANCE aplicado aos seus negócios, sua empresa, mais cedo do que você pensa, será confrontada com esta necessidade. Uma cadeia ÉTICA de fornecimento reduz os custos e melhora a relação comercial. E, nas empresas que possuem relação com a administração pública direta e indireta, o programa de COMPLIANCE é uma questão de sobrevivência pois, sem um programa de COMPLIANCE deixarão de participar de licitações.
Para mais informações sobre COMPLIANCE e ética empresarial, consulte meu site em www.victormachadoadv.com ou www.compliance.sorocaba.br
