Como reduzir custos operacionais com conferências online?


Muito se fala sobre a realização de reuniões, quanto tempo se perde de uma semana de trabalho simplesmente estando de corpo presente em infindáveis reuniões que muitas vezes acabam nem mesmo por decidir a situação à que se propôs, ao final sendo necessário agendar uma nova reunião.


Se falando apenas do tempo perdido isso já representa um grande problema de produtividade, uma vez que os envolvidos poderiam estar efetivamente produzindo alguma coisa de valor para a empresa, quando essas reuniões ainda exigem um deslocamento do colaborador ou de toda a equipe, ai o buraco fica muito maior, envolvendo gastos de recursos, inclusive financeiros.


Te convido a fazer a seguinte reflexão, faça uma lista com os seguintes itens:


  • Número de reuniões que teve essa semana

  • Quantidade de horas em que ficou em reunião

  • Multiplique as horas de reunião pelo valor da sua hora


Se houve necessidade de você se deslocar então adicione a sua lista:


  • Quantidade de horas que ficou em trânsito para ir e para voltar da reunião

  • Novamente, multiplique essas horas pelo valor da sua hora

  • Adicione os valores gastos com o transporte (seja combustível, pedágio, táxi, avião, etc...)

  • Adicione os valores gastos com hospedagem (caso tenha sido necessário)


Ao final dessa relação, some tudo que foi gasto com relação a tempo e a dinheiro.


Muito bem, agora que você já tem noção de quanto tempo você investiu nessas reuniões e quanto elas custaram para a empresa, se pergunte mais uma vez: Quantas delas geraram algum resultado real para a empresa? Realmente valeu a pena?


Claro que muitos assuntos do seu negócio exigem que várias pessoas estejam envolvidas e precisem se reunir em algum momento para tomar certas decisões, mas é de extrema importância que essas reuniões sejam realizadas apenas quando forem realmente necessárias.



Muitas ferramentas de gestão podem ajudá-lo a diminuir a necessidade de reuniões, pois com a velocidade e capacidade de distribuição de informações da internet, hoje é muito mais fácil que, a partir de registros, equipes possam trabalhar em conjunto, em tempo real, sem a necessidade de estarem juntos ou mesmo de se deslocarem. Boa parte dos assuntos podem ser resolvidos com recados em um comunicador, discutidos por mensagens num fórum, ou mesmo os trabalhos e projetos podem ser criados editores que permitem o uso compartilhado em tempo real, como o Google Docs.


Mas e quanto às reuniões que precisam ser ao vivo e que exigem que minha equipe se desloque, as vezes até de país? A solução é a vídeo-conferência. O que antes era coisa de filme, hoje é a realidade mais comum, não existe mais a necessidade de deslocamento para se realizar uma conversa ao vivo. Pela internet e utilizando qualquer equipamento comum (computador, tablet ou smartphone) é possível se realizar uma reunião com quantas pessoas forem necessário, ao vivo, com áudio e vídeo em tempo real, independente de onde cada um dos participantes esteja.


Pense quanto tempo e dinheiro sua empresa pode economizar tendo um recurso tão simples como o Google Hangout, e mais, quanto seus colaboradores ficarão mais felizes e produtivos sem a necessidade de realizar viagens, passar por cadastros de recepções, salas de espera, atrasos, trânsito. Com vídeo-conferências basta simplesmente, na hora que a reunião está agendada, clicar em seu equipamento no link de PARTICIPAR e pronto, a reunião já começou, é gravada em vídeo para que possa ser assistida novamente se necessário e pode ser compartilhada online.


Se você nunca experimentou, pare de perder tempo, abra seu smartphone agora, procure pelo Google Hangout (sim, ele já está instalado no seu equipamento, se estiver rodando o sistema operacional Android), e chame alguém para conversar agora mesmo, você irá se surpreender com a qualidade do serviço oferecido pelo Google.


Agora que você já conhece mais essa solução, passe a utilizar no seu negócio, comece a reduzir seus custos e tornar sua empresa mais produtiva.

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