Como organizar a comunicação da sua empresa


No mundo corporativo uma das palavras mais utilizadas é PLANEJAMENTO. Todas as atividades realizadas pela empresa exigem que seja realizado um planejamento prévio, como lançamentos de novos produtos, aplicações de novos investimentos, contratação de novos colaboradores, criação de novos departamentos, organização de novas plantas. Mas você já ouviu falar de planejamento de comunicação?


Sim, a forma como a sua empresa vai se comunicar, seja internamente entre seus colaboradores e departamentos, seja externamente com clientes e fornecedores, os canais de comunicação precisam ser devidamente escolhidos, incorporados à rotina do negócio e planejados para promover uma estrutura que garanta a retenção das informações que são geradas, de forma organizada e com a possibilidade de que qualquer processo possa ter continuidade, independente da pessoa que esteja responsável por ele.


A seguir, vou listar algumas ferramentas que podem auxiliá-lo a organizar a comunicação da sua empresa:


1º - Email

O e-mail corporativo ainda é o canal mais utilizado para realização da comunicação dentro de uma empresa, seja interna ou externamente. Porém é necessário se ter a garantia de que sua mensagem está chegando integralmente para o seu destinatário e nesse meio de campo existem muitas intempéries que podem afetar a sua comunicação, como por exemplo: domínios em “black lists” que são classificados como SPAM pelos grandes provedores, o que acaba por fazer com que todos os e-mails enviados desse domínio seja classificados como SAPM; limite de armazenamento da caixa de entrada, se seu servidor tem um limite de espaço muito baixo, você corre o risco de novos e-mails estarem sendo devolvidos, seja por sua caixa estar cheia, ou pelo e-mail conter um anexo muito grande, servidores com baixos limites como 500mb podem ocasionar grandes falhas nessa comunicação; saber quando o destinatário leu o seu e-mail, é uma informação estrategicamente super importante, não importa qual seja a situação, ter certeza que sua mensagem foi entregue e lida faz toda a diferença na forma como se darão os próximos passos que envolvam àquela informação.


Para garantir que você não irá enfrentar esses problemas, utilize um servidor de e-mails de ponta como o oferecido no pacote de soluções Google Apps for Works. Nele sua empresa contará com a estrutura do Google e o ambiente do Gmail para a gestão dos e-mails, já conhecido de seus colaboradores, o gestor de e-mails do google garante uma implantação rápida e facilitada, além de extensões gratuitas que podem ser incorporadas agregando funções adicionais que potencializam o funcionamento da ferramenta, como o mail track que permite saber quando os e-mails enviados foram lidos e o boomerang que permite agendar quando determinados e-mails serão enviados. Além disso, tem capacidade de armazenamento flexível, podendo atender exatamente a necessidade de cada colaborador de sua empresa.


2º - Contatos

Muitos especialistas em marketing costumam bater na tecla que o mais importante nos negócios são as pessoas, e ao meu ver, eles têm razão. São as pessoas que fazem as coisas realmente acontecerem, e por isso é muito importante se cuidar das listas de contatos da empresa. Ter um bom cadastro detalhado, com informações e históricos, e o mais importante, que esteja acessível para sua equipe, pois cada novo contato conquistado envolve o crescimento do negócio, e por isso, todas as pessoas que compõem sua equipe devem ter acesso imediato a todos os contatos.


Para facilitar esse acesso, a solução Google Apps for Works, além de gravar automaticamente cada contato para o qual você um dia enviou um e-mail, ainda permite que todos os contatos sejam compartilhados, possibilitando um ganho de produtividade na comunicação da empresa e centralizando as informações mais importantes de seus contatos num único lugar, com a segurança de jamais perder essa informação e por fim, tornando essa informação acessível de qualquer equipamento.


3º - Elaboração de documentos compartilhados

A criação de documentos, planilhas e apresentações é outra atividade que faz parte da rotina de grande parte das pessoas em todas as empresas. Muito tempo se perde quando necessário a criação de documentos que exigem a participação de várias pessoas envolvidas no mesmo assunto. Ainda é uma prática normal que um documento ou apresentação seja enviada e reenviada como anexo em e-mails internos para que sugestões e correções sejam realizadas até se chegar ao resultado final. Com planilhas, mesmo aquelas compartilhadas na rede, o aviso de “Você não pode editar pois tem outro usuário com a planilha aberta” ainda é visualizado diariamente, gerando frustração e atritos na equipe quando mais de um colaborador precisa acessá-la ao mesmo tempo.


Utilizando a solução Google Apps for Works, ganha-se muita produtividade e elimina-se por completo o problema do compartilhamento de planilhas, uma vez que qualquer tipo de documento, sejam textos, apresentações ou planilhas, podem ser acessados diretamente no servidor online, em tempo real, simultaneamente por vários usuários, que podem editá-lo e, todos juntos chegarem ao resultado final de uma só vez. Nada mais de e-mails com anexos, re-anexos ou re-re-anexos. Além do ganho de velocidade, ainda há uma ganho significativo na segurança, uma vez que os arquivos são salvos automaticamente em tempo real, permitem a restauração até da 30ª versão anterior de um mesmo arquivo e oferece a possibilidade da realização de auditorias, caso seja necessário saber quando e quem realizou determinada alteração.


4 º - Agendas compartilhadas

Um outro ponto importantíssimo para a organização da empresa, são as agendas de seus colaboradores. Com uma rotina cada dia mais corrida e atarefada, administrar os compromissos de grandes equipes torna-se um grande desafio, e fazer isso na antiga agenda ou calendário de papel uma missão praticamente impossível. A solução Google Apps for Works entra para ser a sua melhor secretária, uma vez que facilmente novos calendários podem ser criados e compartilhados entre vários colaboradores. Além de se ter uma visualização muito mais ampla das possibilidades de agenda, é fácil de se remanejar compromissos, com apenas alguns cliques, é possível mover um compromisso de horário ou até de data.


Quando um novo compromisso é criado, várias pessoas podem ser convidadas a participar, e uma vez que cada convidado é adicionado, o Google envia automaticamente um convite atualizado por e-mail para cada convidado, agilizando a comunicação e garantindo que todos os envolvidos recebam a informação a tempo.


5º - Vídeo conferência

Acabei de relacionar a importância da agenda do google para a organização de reuniões e diversos outros compromissos da rotina das empresas, mas uma função adicional que ela oferece é a possibilidade de integração com a solução Hangout que também faz parte do pacote de soluções Google Apps for Works. Com essa ferramenta é possível a realização de vídeo conferências entre várias pessoas ao mesmo tempo, independente do equipamento que elas estejam utilizando ou de onde estejam. Desde que haja conexão com internet, a participação de reuniões online ajuda as empresas a economizarem muito tempo e recursos financeiros, uma vez que não exige o deslocamento de seus colaboradores e os encontros são muito mais pontuais. Nada de estacionamento, recepção, boas, vindas, cafezinhos ou conversas paralelas.


Nas conferências online os colaboradores acessam um ambiente virtual muito mais focados em resolver uma questão pontual, tornando suas reuniões menos custosas e muito mais produtivas. E por fim, a solução ainda permite que a reunião seja gravada, gerando assim um registro de tudo aquilo que foi discutido e suas respectivas conclusões, que, após o término, pode ser armazenado no servidor e compartilhado com outros colabores, como em casos de treinamentos ou workshops realizados online.


Esses 5 pontos destacados, uma vez implementados na empresa oferecem um leque de novas opções que com certeza trarão novos horizontes para sua equipe de planejamento, que poderá oferecer um plano de comunicação melhor estruturado e com recursos que com certeza irão revolucionar por completo a operação do seu negócio.

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